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テレワーク下でのOJT－オンライン研修－
世の中、有事の際には、それまで変わらなかった…変えられなかった文化が一気に変わるもので、仕事は職場で行うものという概念が吹き飛んだのがこの約2年だったように思います。
コロナ禍で、どうしたらいいですか？とご相談を受けた内容のTPO3に入るのがOJTトレーナー研修とそれに伴うOJTの方法でした。
皆さんの企業では、いかがでしたか。
お問い合わせの多くが、俺の背中を見て覚えろ！方式をとっていた企業さんからでしたが、なかには目の前に人がいない状態で仕事を教えたことがないため、どうしたらいいのか分からないといったコミュニケーションの部分で不安を抱えている企業さんもいらっしゃいました。
テレワーク下でのOJTの課題
では、テレワーク下でのOJT、どのような課題があるのでしょうか。
まずは、実際にやっている作業を目の前で見てもらうことができないという不安が一番大きいと思います。
そして、理解しているかしていないかを直接目で見て確認できないこと。
とにかく、その一挙手一投足を目で追えないことが不安の最大の要因になります。
そして、次に課題になるのが、マニュアルがないこと。
これまで紙のマニュアルで稼働していた業務等は、
「とりあえず、マニュアルを見てやってみて～」
が、できない。
とはいえ、コロナ禍です。
できることを最大限対応するしかないわけです。
こんなときは、視点を変えて…。
属人化しているような業務で、繁忙期に差し掛かるころ、
・一担当者の身内に不幸があった…
・インフルエンザで1週間現場を離れることになった…
あってもおかしくない事象です。
こういう時、皆さんの現場ではどうされていますか？
ほとんどのお客様が、
納期遅延にするわけにはいかないので、残っているメンバーで何とかします！
とおっしゃいます。
OJTも同じです。
今できる限りのツールで、新人さんに不安を与えないように既存メンバーで対応するしかありません。
当社のOJTトレーナー研修では、テレワーク下でも対応できるOJTの5つのヒントをお伝えしています。
テレワーク下でのOJTがうまくいく５つのヒント
1．マニュアルを整備する
古くてもなんでも、紙しかないマニュアルは、とにかくPDF化して共有しましょう。
それと並行して、新しいバージョンのデジタルデータをマニュアルで作る担当を割り振りましょう。
2．画面の共有を実施しながらやってみせる
実際のOJTでPC画面を見ながら新人さんに教えることがありますよね。
それを実際にはオンラインで画面の共有をかけながら見ていただくんですが、その際に、録画機能を使いましょう。録画制限が掛かっている企業の場合は、機密情報に触れない程度にスマホで画面をそのまま録画してもらいます。とにかく、やり方を覚えてもらうためには、反復してやり方を覚えてもらうしかありません。
画面を見ながら、メモに対応方法を起こしてもらうのも1つの手段です。
3．コミュニケーションは多ければ多いほどいい
最初の1週間は、コミュニケーションはいつもの倍以上を意識して。
たとえば、午前1回、午後1回だった確認のためのオンラインミーティングは、午前は1時間ごと。午後は2時間おき等にしてみましょう。
どこまで理解できていて、何が理解できていないかは、ミーティングとミーティングの時間の間にできている進捗で測れます。
4.ミーティングごとに承認しよう
こんなに進んでいると思わなかった！
思っていたよりすごく精度が高い！
作業が緻密でミスが少ない！
思ったり、感じたりしたことは、必ず口に出して褒めましょう。
「おぉ！！」
という言葉一つですら、相手が感じる安心感は違います。
5．達成基準を共有しよう
本来の達成基準に対して、今、どのレベルなのかを新人さんには認識してもらう必要があります。
教わった通りにやっているけれど、これがベテランとどのくらい差があることなのか。
いつになったら次の作業に取り掛かれるのか（逆になぜ、取り掛かれないのか）。
全体像のうち、今、どのポイントにいるのか。
これらをきちんと明示したうえで、作業に入ってもらいましょう。
ただでさえ、不安な状態で仕事を覚えている段階です。目標となる日にちや時間を伝えることで自分自身の進度も理解してもらえます。
さて、いかがでしたか。
なるほど、オンラインってこんなにリアルとは違う工夫が必要なのか…と思いましたか？
でも、リアルでも同じように、新人さんの理解度を気にしながら、声がけを行い、今日やること、明日やること等を共有しているのではないでしょうか。
意外にもテレワーク下とリアルは同じ？！
オンラインになったから「できない」ではなく、オンラインであれば「どうするか」を基準に考えると、OJTのみならず、すべての研修や教育は先に進めるものです。
テレワーク下の今、滞っている業務は何かありますか。
実現するためには、何から始めましょうか。
最初の1歩を考えてみるのもいいかもしれません。